在最廣泛的意義上，文件管理可以被定義為使用一個電子檔案系統來儲存、檢索和管理文件。一個完善的文件管理系統（Document Management System, DMS）控制和組織整個組織的文件。採用該軟件允許用戶對其文件進行歸檔、搜索和訪問，以便在各組織間共享。

隨著公司的發展或經歷重組，需要整理的文件和數據量往往會增加，有更多文書的工作和數據需要跟踪。一個項目可能會因為處理文書工作和多種信息來源的行政麻煩而推遲或脫軌。本可用於項目工作的時間也被浪費在處理繁瑣的文書工作和多個信息來源上。這對於剛剛起步的小企業來說尤其如此。

隨著你的數據庫的增長，信息可能會變得過於龐大和笨重，以至於無法發揮作用。你的數據庫越大，你就越難在所有信息中找到你需要的東西。為了使你的團隊能夠迅速找到任何內容，你必須有效地透過組織這些內容。運用文件管理系統DMS對你的文件進行標記和分類，使你在需要時更容易檢索到它們。

對文件或關鍵詞的搜索，如果沒有找到相關的信息，就會讓人感到沮喪，並使任務的時間超過應有的時間。一個強大的搜索引擎是文件管理的一個重要工具 ─ 如果你不能找到你需要的東西，那麼你的文件組織得多麼好也無濟於事。

Multiable 萬達寶 ERP系統的其中一個可選模組 ─ DMS (文件管理系統) 是一個專業電子文件管理系統，旨在簡化公司係統內的文件管理過程。該系統可供包括製造、分銷和運輸等廣泛行業的企業使用。它幫助你把公司的所有不同的文件安全地組織在一個地方，這樣你就可以很容易地存取最重要的信息。精心設計的文件結構將使人們更容易找到信息和重複使用內容，這反過來又會提高文件生成過程的效率。它是一套軟件，可用於創建和存儲文件，與他人分享，執行高級搜索，以及更多。該系統還提供管理工具來定義各種用戶的角色，以及訪問控制和記錄功能。各部門的自動化流程可以優化工作流程，消除冗餘。

Multiable 萬達寶 DMS (文件管理系統)是開發、維護和存儲與公司有關的所有基本文件的有效手段。員工之間的信息共享使企業受益，使知識創造更加有效和高效。改善工作組之間的溝通和協作將導致整個企業生產力的提高。

Multiable 萬達寶擁有一支實施ERP系統超過30年的專家團隊，提供量身定制的解決方案，以滿足客戶的需求。 Multiable 萬達寶的綜合商業解決方案已經徹底改變了亞洲的 ERP 行業，改變了企業的合作方式，並與6000多個客戶建立了長期的信任關係。